Resan från att en bild tas till att den publiceras går ofta genom flera roller, mejlinkorgar och ibland även servrar. Risken är flaskhalsar, dubbelarbete och förvirring.
Här kommer några tips på hur man kan ta fram rutiner för organisationens bildhantering.
1. Kartlägg nuläget
Börja med att rita upp hur det faktiskt fungerar idag. Inte hur det borde fungera – kartlägg hur det verkligen går till. Var tar det stopp? Var uppstår dubbletter? Var sitter någon och väntar?
Vanliga problem som uppstår:
- Bilder hamnar i någons lokala mapp istället för den gemensamma.
- Först när någon ska sluta och rensar datorn hamnar bilderna på en gemensam server
- Ansvarig för fotograferingen har slutat och omständigheterna kring bilderna är oklara
- Bilderna finns på servern (eller i webbpubliceringsverktyget!) men ingen vet vad de heter eller om det finns medgivanden från de fotograferade
- Bilderna ser daterade ut innan de hann användas fullt ut
2. Definiera process och ansvar
Där bilder byter händer kan de tappas bort, namnges om eller glömmas.
Varje steg ska ha en tydlig ägarskap och ett tydligt "klart"-kriterium – en rutin för bildarbete behöver inte vara så komplicerad.
- 1. Skapande. Fotograf, content creator eller annan medarbetare producerar bildmaterial.
- 2. Urval. En ansvarig person väljer de bästa bilderna.
- 3. Redigering. Beslut om beskärning, färgjustering och formatanpassning.
- 4. Godkännande. Ansvarig godkänner bilderna för publicering.
- 5. Lagring. Bilderna sparas med korrekta namn och taggar.
- **6. Publicering. **Bilderna används i avsett material.
Den processen avser bara tillkomsten. Ofta uppstår nya problem senare, vid:
- **7. Återpublicering. **Bilderna ska användas igen – i samma syfte eller ett helt nytt.
Även här krävs tillgängliga förhållningsregler eller rutiner för att kvalitetssäkra bildbiblioteket. Här brukar nämligen frågor av strukturell art uppstå: Var ligger bilderna? Vilka medverkar på dem? Var ligger modellavtalen? Finns filerna i högupplöst format? Vem har fotat?
Serverlagring kan vara en utmaning för att upprätthålla rutinerna kring bilder, information och ansvar. En del väljer istället att använda ett DAM-system, som ofta har funktioner för till exempel användarroller, bildrättigheter, sök och samtyckesavtal.
3. Utvärdera och justera
När några fotograferingar tagit plats och bildmaterial hanterats inom organisationen kan ni ta en stund att utvärdera. Vad fungerade? Var tar det fortfarande stopp? Användes materialet som tänkt? Justera och testa igen. Får vi ut maximalt av våra fotograferingar, är det lätt att hitta vårt bildmaterial och har vi rutiner på plats för hur det ska tas om hand efteråt?
Fundera ett tag och prova igen. Rutiner utvecklas genom användning, inte bara mer planering!
